Persondatapolitik

Oplysning om brug af persondata i Børnehuset Atlantis

Børnehuset Atlantis er etableret på følgende adresse: Bakkefløjen 17-19, 4130 Viby Sj.

Vi kan kontaktes på telefonnummer 46 19 50 40 samt på mailadressen ledelse@bhatlantis.dk.

Børnehuset Atlantis har CVR. nr. 85216414

Brugen af oplysninger om børn og forældre

Børnehuset Atlantis har brug for at indhente personoplysninger om børn og forældre i forbindelse med barnets indmeldelse og start i børnehuset. Børnehuset Atlantis anvender alene disse oplysninger med henblik på at opfylde børnehusets forpligtelser som børnehave og vuggestue, jf. lov om dagtilbud.

Overordnet indsamler børnehuset personoplysninger om børnene som fx navn, adresse, sygedage, CPR-nummer og andre nødvendige oplysninger for at drive pasningstilbuddet. Børnehuset indsamler også personoplysninger om forældre for at sikre sig nødvendige oplysninger i forhold til, hvem der har forældremyndigheden samt kontaktoplysninger for bl.a. at kunne informere om relevante forhold.

Ved barnets indmeldelse giver man som forældre sit samtykke til, at oplysningerne indhentes og opbevares af Børnehuset Atlantis. Nedenfor er oplistet hvilke oplysninger, Børnehuset Atlantis som udgangspunkt har brug for, til hvilket formål de indsamles, samt hvordan og hvor længe de opbevares.

Data om barnet

Om barnet indhenter børnehuset oplysninger om:

  • Barnets fulde navn
  • Adresse
  • Cpr.nr.
  • Vaccinationer
  • Eventuelle allergier og kosthensyn
  • Kontaktoplysninger på barnets egen læge

Cpr.-nr.

Når børnehuset indsamler cpr.nr. på barnet, skyldes det bl.a. børnehusets forpligtelser over for de relevante kommuner i forhold til at kunne søge tilskud. Kommunen skal kunne kontrollere, at barnet ikke er registeret i flere pasningstilbud. Derudover anvender Landsorganisationen Danske Daginstitutioner, som varetager de administrative opgaver for børnehuset, barnets cpr.nr. til identifikation af det enkelte barn ifm. forældrebetaling. Børnehuset har endvidere brug for at oplyse barnets fulde navn, cpr-nr. samt adresse ved indstillinger til PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) til den relevante kommune samt ved de obligatoriske sprogvurderinger i det fælles nationale vurderingssystem.

Helbredsoplysninger

Børnehuset har brug for enkelte helbredsoplysninger i forhold til eventuelle allergier for at kunne undgå og håndtere allergiske reaktioner. Endvidere har børnehuset brug for oplysninger om barnets egen læge, vaccinationer mv. i det tilfælde at barnet får brug for akut lægehjælp, mens det er i børnehuset.

Billeder og navnelister

Barnets fornavn og portrætlignende billeder anvendes i institutionen til brug for det daglige arbejde med børnene – f.eks. på komme/gå-sedler, garderobe, madrasser, stole, opbevaringskasser, skiftetøj, fødselsdagskalender mv. Det sker dels af praktiske hensyn, dels bruges billeder og navne i det pædagogiske arbejde med børnene til at udvikle selvforståelse, dannelse og sproglige kompetencer. Alle portrætlignende billeder i institutionen fjernes, når barnet går ud af børnehuset.

Der tages hvert år gruppebilleder af børnene på de respektive stuer. Medvirken er naturligvis frivillig. Billederne kan købes af forældre og hænger derudover i institutionen.

Situationsbilleder med glimt fra børnenes dagligdag i børnehuset bruges på det lukkede elektroniske system Famly. Billederne kan alene ses af personale og forældre i børnehuset samt i særlige tilfælde andre tilknyttede omsorgspersoner. Formålet med og brugen af billeder i Famly er nærmere beskrevet i børnehusets politik for brugen af Famly.

Data om forældre

Om forældrene indhenter børnehuset oplysninger om:

  • Navn
  • Adresse
  • Cpr.-nr.
  • Kontaktoplysninger: e-mailadresse, telefon (privat samt arbejde), arbejdsplads (navn og hovedtelefonnummer)

Navn og kontaktoplysninger

Navn og kontaktoplysninger på forældre anvendes af børnehuset til fakturering og øvrigt samarbejde omkring barnets dagligdag i børnehuset. I forbindelse med fakturering af forældrebetaling videregives disse oplysninger til Landsorganisationen Danske Daginstitutioner som varetager faktureringen for børnehuset. Endvidere anvendes navn og kontaktoplysninger i forbindelse med eventuelle indstillinger til PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) til den relevante kommune.

Cpr.-nr.

Når børnehuset indhenter cpr-nr. på forældre skyldes det, at børnehuset har brug for at oplyse såvel barnets og forældres cpr-nr. samt adresse ved eventuelle indstillinger til PPR (Pædagogisk Psykologisk Rådgivning) i den relevante kommune.

Billeder og navnelister

Fornavne på forældre og eventuelt søskende anvendes endvidere i institutionen – f.eks. på opslagstavler ved billeder af barnet – i det pædagogiske arbejde og den sproglige udvikling af børnene. Af hensyn til børnene anvendes i enkelte tilfælde og efter nærmere aftale portrætlignende billeder af forældre for f.eks. at visualisere hente/bringe-personer el. lign.

Situationsbilleder af børn, eventuelle søskende, forældre og bedsteforældre mv. fra fællesarrangementer i børnehuset bruges indimellem på vægge og opslagstavler i børnehuset for at kunne tale med børnene om oplevelserne og bruge det i den sproglige udvikling. Endvidere vises billeder fra fællesarrangementer i det lukkede elektroniske system på Famly. Billederne kan alene ses af personale og forældre i børnehuset samt i særlige tilfælde andre tilknyttede omsorgspersoner.

Frivillig telefonliste

Børnehuset vil gerne hjælpe forældrene til kontakt indbyrdes og lette koordineringen af f.eks. legeaftaler i privat regi. Derfor hænger der i børnehuset lister, hvor forældre, der ønsker at kunne kontaktes på telefon/sms af andre forældre, kan skrive deres telefonnummer på. Børnehuset understreger, at denne telefonliste er ganske frivillig og at det ikke er nødvendigt for barnets dagligdag i børnehuset at telefonnumre er oplistet her.

Indhentning af data

Ovenstående personoplysninger om barnet og forældre indhentes via og opbevares i det lukkede elektroniske system Famly. Børnehuset har indgået databehandleraftale med Famly herom.

Oplysningerne indtastes af barnets forældre (eller i et samarbejde mellem forældre og ledelse i børnehuset) direkte i Famly ved barnets start i børnehuset. Forældrene skal løbende sikre, at oplysningerne opdateres, hvis der sker ændringer, samt orientere børnehusets ledelse, hvis der ændres i navne- eller adresseoplysninger.

Opbevaring og adgang til data

Famly

Famly kan alene tilgås af personale og forældre i børnehuset samt i særlige tilfælde andre tilknyttede omsorgspersoner. Forældre får en personlig adgang med kode til egne og eget barns data.

Personoplysninger om det enkelte barn og forældre samt korrespondance mellem forældre og personale, f.eks. sygemeldinger, kan alene ses af barnets forældre samt personalet i børnehuset.

Personalets information om aktiviteter generelt samt situationsbilleder fra aktiviteterne kan ses af relevante forældre fra det pågældende hus eller stue.

Breve, elektronisk korrespondance og øvrige dokumenter med persondata

Børnehuset har implementeret Landsforeningen Danske Daginstitutioners IT-sikkerhedspakke, som indebærer en høj beskyttelse af data og kryptering af indholdet på vores computere. Eventuel korrespondance i breve, notater mv. med myndigheder, hvor der fremgår oplysninger om det enkelte barn – f.eks. indberetninger til PPR – opbevares i aflåst skab eller elektronisk bag login, som alene børnehusets personale har adgang til. Alle mails med personlige oplysninger sendes som sikker mail.

Videregivelse af data

Børnehuset anvender som beskrevet personoplysninger om børn og forældre i det daglige pædagogiske arbejde med børnene samt i samarbejdet og kommunikationen med forældrene herom, for bedst muligt at understøtte det enkelte barns trivsel og udvikling.

Barnets bopælskommune (indstillinger til PPR samt tilskud)

Derudover videregiver børnehuset også oplysninger til den relevante kommune og andre offentlige myndigheder, når vi efter reglerne er forpligtet til det, f.eks. i forbindelse med indstillinger til PPR. Indstillinger til PPR gennemses og underskrives af forældre inden afsendelse.

Landsorganisationen Danske Daginstitutioner

Endvidere videregiver børnehuset personoplysninger om barnet og forældre til Landsorganisationen Danske Daginstitutioner, som forestår en række administrative opgaver for børnehuset, herunder indhentning af tilskud hos relevante kommuner samt opkrævning af forældrebetaling. Børnehuset har indgået databehandleraftale med Landorganisationen Danske Daginstitutioner.

Famly

Personoplysninger om barnet og forældre indhentes via og opbevares i det lukkede elektroniske system Famly. Børnehuset har indgået databehandleraftale med Famly herom.

Sprogvurdering

Endvidere anvendes barnets navn og cpr.-nr. i forbindelse med de obligatoriske sprogvurderinger, hvor børnehuset anvender det fælles nationale vurderingssystem Hjernen&Hjertet. Børnehuset har indgået databehandleraftale med Roskilde Kommune herom.

Statusudtalelse til modtagende skole

Forud for barnets skolestart videregives barnets navn, billede samt en statusudtalelse om barnets udvikling til den modtagende skole. Barnets forældre ser udtalelsen om barnet inden videregivelse til skolen. Nogle skoler bruger mundtlige overleveringer. Videregivelsen af oplysninger til skolen sker for at give børnene den bedst mulige skolestart efter børnehaven og det bedst mulige udgangspunkt for læring og trivsel.

Videregivelse af oplysninger til databehandler sker i det omfang, som er nødvendigt for at levere den service, vi som børnehus er forpligtet til. Databehandleraftaler og privatlivspolitikker fra disse kan fås ved henvendelse til børnehusets ledelse.

Sletning af data

Overordnet opbevarer vi alene personoplysninger, så længe det er nødvendigt for at opfylde vores forpligtigelser som børnehus over for det enkelte barn. Alle oplysninger om barn og forældre slettes, når barnet går ud af børnehuset og eventuelle økonomiske mellemværender er afsluttet.

Udestår betaling for institutionspladsen eller dele heraf, opbevarer børnehuset de nødvendige oplysninger på barn og forældre indtil mellemværendet er afsluttet. Andre for betalingen irrelevante oplysninger slettes.

Samtykke til indhentning og opbevaring af data

Når man indmeldes i Børnehuset Atlantis bliver man i forbindelse med indmeldelsen bedt om at give sit samtykke til indhentning, opbevaring og anvendelse af data om barn og forældre som beskrevet ovenfor. Dette samtykke gives med underskrift af den eller de, der har forældremyndigheden til barnet. Endvidere bekræfter man, at man vil være behjælpelig med at registrere de fornødne data i børnehusets system Famly samt opdatere kontaktoplysninger mv., når disse ændrer sig.

Rettigheder

Man har som forældre til enhver tid ret til at få oplyst, hvilke personlige oplysninger, vi har registreret om sig og sit barn. Kontakt børnehusets ledelse herom. Man har ligeledes ret til at få sine personlige oplysninger korrigeret, hvis de er ukorrekte, samt ret til at gøre ufuldstændige oplysninger fuldstændige. Man har ret til at få sine oplysninger slettet, når ens barn ikke længere går i børnehuset og når økonomiske mellemværender er afsluttede. Hvis man mener, at børnehuset behandler ens personoplysninger på en ukorrekt måde, kan man kontakte børnehusets ledelse på ledelse@bhatlantis.dk. Man har også mulighed for at klage til Datatilsynet.